Bundesbeschaffung GmbH
Mit Verträgen von über 270 000 Produkten und Dienstleistungen ist die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) der Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Durch die Bündelung von Einkäufen kann der Einkaufspreis im Durchschnitt um 18 Prozent reduziert werden, in manchen Beschaffungskategorien sogar um ein Mehrfaches davon. Die Kunden kommen nicht nur aus dem Bereich der Bundesdienststellen, sondern sind auch öffentliche Auftraggeber der Länder, Gemeinden, Universitäten und Gesundheitseinrichtungen. Die Produktpalette reicht dabei angefangen vom Fuhrpark über IT und Büroeinrichtung bis hin zu Textilien und Reinigungsmaterial. Gegründet wurde die BBG im Jahr 2001. Im Jahr 2013 wurden rund 1,2 Milliarden Euro über die Verträge der BBG abgewickelt. Alle Dienststellen und Organisationen, die öffentliche Auftraggeber sind, können die Angebote nutzen.
Produkt- und Lieferantenqualität sowie eine faire Bieterbeurteilung stehen bei den Ausschreibungen der öffentlichen Hand an oberster Stelle. Allerdings bestanden vor der Einführung von ECLASS bei Ausschreibungs- und Beschaffungsprozessen Medienbrüche, wodurch Daten von Lieferanten mehrfach erfasst sowie manuell geprüft werden mussten. Im Rahmen des EU-Projektes PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) wurden einheitliche Standards für die öffentliche Beschaffung in Europa erarbeitet.
Die BBG war als aktives Mitglied im österreichischen PEPPOL-Konsortium am Projekt beteiligt. Es wurde die Nutzung von ECLASS zur Definition von Produktmerkmalen bei Ausschreibungen untersucht. Dann folgte die Entscheidung, ECLASS zukünftig für die Klassifizierung von Produktmerkmalen und Katalogen einzuführen.
Die Ziele durch die Verwendung von ECLASS sind:
- Nutzung eines etablierten B2B-Standards für die öffentliche Beschaffung und die Bereitstellung von standardisierten Produktmerkmalen für Ausschreibungen auf Basis von ECLASS-Merkmalen
- Vereinheitlichung der Businessdokumente und Datenformate in der Ausschreibungsphase sowie der Bestell- und Lieferphase.
Die Implementierung von ECLASS wurde von der Paradine GmbH durchgeführt. Gemeinsam wurde das eCatalog-Service-Portal als webbasierte Lösung zum Aufbau und zur Verwaltung von Produktmerkmalen eingeführt.
Im Pre-Award, der Ausschreibungsphase, setzten die Einkaufsspezialisten der BBG auf eine einheitliche Anwendung zur Erstellung von Produktmerkmalen. Dadurch kann die Effizienz bei der Festlegung mit dem Bedarfsträger maximiert werden. Die auf ECLASS basierenden Spezifikationen werden als E-Katalog zur Verfügung gestellt. In der Phase der Angebotslegung erreichen die Bieter durch den bereitgestellten E-Katalog eine Reduzierung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten. Im Post-Award, der Nachvertragsphase, werden die von den Lieferanten ausgefüllten E-Kataloge in den BBG e-Shop importiert. Durch die strukturierte Produktmerkmalbeschreibung auf Basis des ECLASS-Standards ist es für die Nutzer leichter möglich, Produkte zu vergleichen.
Mit der Umsetzung des BBG-eCatalog-Service-Portals nimmt die BBG europaweit eine führende Rolle in der Integrationstiefe von eBusiness-Standards in der öffentlichen Beschaffung ein.
Nationale Ausschreibungen, die über den EU-Beitragsgrenzen liegen, müssen europaweit ausgeschrieben werden. Durch das eingesetzte System werden alle von ECLASS bereitgestellten 17 Sprachen unterstützt.
Durch die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses konnte eine Verkürzung der Time-to-Market um bis zu 75% erzielt werden. Die Vermeidung von Redundanzen und Straffungen im gesamten Prozess führten zu einer Optimierung im Bereich der Durchlaufzeit und Transparenz. Compliance- und Datensicherheit sowie die Reduzierung von Missverständnissen und Rückfragen aufgrund klar definierter Anforderungen in der gesamten Prozesskette haben den Einsatz von ECLASS in der BBG zu einer Erfolgsstory werden lassen.
