Wien Energie ist ein Energieversorgungsunternehmen in Österreich mit Sitz in Wien. Das Unternehmen ist einer der größten Strom- und Gasanbieter mit rund 2 Millionen Kunden in Wien und Umgebung. Wien Energie hat sich zum Ziel gesetzt, die Energiewende in der Region voranzutreiben, und setzt dabei auf erneuerbare Energien wie Windkraft, Photovoltaik und Biomasse.

Neben der Energieversorgung engagiert sich Wien Energie auch in verschiedenen Projekten und Initiativen zur Förderung von Nachhaltigkeit und Umweltschutz. So beteiligt sich das Unternehmen beispielsweise an der Aktion "Saubere Stadt", bei der Müllsammelaktionen in Wien organisiert werden, oder an der Förderung von Elektromobilität durch den Ausbau von Ladestationen für Elektroautos.

Wien Energie sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, dass nach diversen Datenmigrationen die einheitliche Qualität der Stammdaten für die Lagermaterialen nicht immer allen bestehenden und zukünftigen Anforderungen entsprachen. Eine bereits erworbene Software zur automatischen Generierung von Materialkurztexten konnte dadurch nicht vollumfänglich genutzt werden, da die Daten dafür noch nicht ausreichend strukturiert und vollständig gewesen sind.

Aufgrund der angesprochenen Datenqualität war u.a. auch die Suche nach dem erforderlichen Ersatzteil, Werkzeug etc. in den Systemen schwierig und ein Wechsel von Produkten oder Vertragspartnern mit sehr viel Aufwand verbunden. Angesichts begrenzter interner Ressourcen wollte das Unternehmen eine Lösung finden, um seine Materialstammdaten umfassend zu bereinigen und datengetriebene Prozesse zu automatisieren.

Für die Auswahl eines geeigneten Partners startete Wien Energie eine öffentliche Ausschreibung für sein Data Cleansing Projekt. Nach einem anspruchsvollen Auswahlprozess mit mehreren Mitbewerbern und einigen Workshops, konnte schließlich D&TS sowohl mit der inhaltlichen Ausarbeitung des Angebots, Referenzen als auch mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen. Besonders wertvoll war die Erfahrung von D&TS im Energiebereich, die es in das Projekt einbringen konnte.

Im Sommer 2020 startete das Projekt "Material Master Data Cleansing" (MMDC) bei Wien Energie mit einem MDM Excellence Workshop und einer IST-SOLL-Analyse. Dabei wurden vorhandene Daten hinsichtlich Struktur und Qualität analysiert, um Handlungsbedarfe zu identifizieren und einen Projektplan zu erstellen. Zudem fiel die Entscheidung, den ECLASS Klassifikationsstandard einzuführen.

Der Projektablauf gliederte sich in mehrere Schritte. Zunächst wurden viele inaktive bzw. nicht mehr verwendete Materialien identifiziert und gelöscht, um nur projektrelevante Materialstämme aufzubereiten.
Anschließend wurde eine erste Dublettenanalyse durchgeführt, bei der viele Dubletten durch eine basis-textuelle Erkennung gefunden wurden. Um später eine Zuordnung zu den D&TS-Datenbanken durchführen zu können, wurden die wesentlichen kaufmännischen Merkmale zu dem jeweiligen Material separat erfasst. 

Zudem wurden neue Standardbezeichnungen für jedes Material festgelegt, um automatisch allgemeine Texte wie Materialkurztexte, Einkaufsbestelltexte und Langtexte zu bilden. Diese Standardbezeichnung konnte auch zur Erstellung von Klassenvorschlägen verwendet werden, was die weiteren Prozesse vereinfachte. Insgesamt wurden mehr als 46.000 Materialien nach ECLASS 10.1 klassifiziert und praxisgerechte Merkmalleisten für alle Klassen definiert (ECLASS Standard und firmenspezifische Merkmale). Um
fehlende Produktinformationen zu ergänzen, fand ein Abgleich mit der ClassCOCKPIT Knowledge Database (Norm- und Herstellerkataloge nach ECLASS) statt.

Eine Herausforderung waren fehlerhafte oder fehlende Produktinformationen, daher wurde das ClassCOCKPIT Supplier Portal im Januar 2021 für eine Lieferantenaktion genutzt. D&TS übernahm dabei das Onboarding der definierten Vertragspartner sowie den ersten Qualitätscheck, während Wien Energie für den zweiten Qualitätscheck und die Abnahme verantwortlich war.

Obwohl die Daten durch das Mapping zur Knowledge Database und den Einsatz der Datenaustauschplattform optimiert wurden, blieb ein „Material-Delta“ übrig, das den festgelegten Qualitätsansprüchen nicht genügte. Diese Daten wurden in weiterer Folge durch
eine "Google-Aktion", also durch zusätzliche Internetrecherche, weiter angereichert. Mit der Kombination von D&TS Datenbanken, Supplier Action und Google wurde schließlich die Datenqualität massiv angehoben.

Nach einer zweiten Dublettenanalyse wurden die klassifizierten Daten im ClassCOCKPIT SAPFormat zur Verfügung gestellt und ins SAP-Qualitätssicherungssystem ("Q-System") eingespielt. Anschließend wurden diese von Wien Energie geprüft und freigegeben. Nun erfolgte die Einspielung der klassifizierten Stammdaten in das SAP-Produktivsystem durch die Softwarelösung ClassCOCKPIT SAP.

Im Projektschritt "PROnaming" wurden für den Materialkurztextgenerator Regeln definiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Materialkurztext auch bei neuen Materialien immer nach demselben Aufbau generiert und somit einheitlich abgebildet wird.

Im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie setzte Wien Energie den Materialanlage- und Klassifizierungsprozess in Zusammenarbeit mit D&TS erfolgreich um. Er beinhaltet unter anderem die Integration der Lösungen ClassCOCKPIT-Ticket und ClassCOCKPIT-SAP von D&TS in die bestehenden Winshuttle Foundation Workflows.

Mit ClassCOCKPIT Ticket verbessert Wien Energie die Verwaltung von Materialstammdatenanfragen und sichert die Datenqualität. Das System liefert saubere, klassifizierte und prozesskonforme Produktstammdaten, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Ergebnis

Dank des erfolgreichen Projekts "Material Master Data Cleansing" konnte Wien Energie seine Materialstammdaten auf eine hohe Qualitätsstufe heben. Durch den Einsatz mehrerer Harmonisierungs-, Anreicherungs- und Bereinigungsverfahren von D&TS wurden nicht nur fehlerhafte Daten korrigiert bzw. unvollständige angereichert, sondern es wurden auch einheitliche Benennungen geschaffen und Dubletten entfernt.

Die hohe Datenqualität bildet nun die Basis für Folgeprozesse wie die automatische Materialkurztextgenerierung. Dank des Ticketsystems von D&TS kann Wien Energie auch nach dem erfolgreichen initialen Data Cleansing Projekt diese hohe Datenqualität in Zukunft halten.

D&TS übernimmt die Klassifizierung und ergänzt bei Bedarf durch direkte Kontaktaufnahme mit Vertragspartnern und Herstellern die fehlenden Produktinformationen, um sicherzustellen, dass alle Materialien, einschließlich Ersatzteile sowie Hilfs- und Betriebsstoffe korrekt klassifiziert sind (D&TS Full Service). So kann Wien Energie sicher sein, dass ihre Daten für die Bevorratung der Materialien immer auf dem neuesten Stand sind, und gewährleistet somit optimale datengetriebene Prozesse. Interne
Ressourcen können jetzt anderweitig in der Wertschöpfung genutzt werden.

Ausblick

Wien Energie hat erfolgreich die Einführung des Klassifikationsstandards ECLASS abgeschlossen, um Mehrwerte für Einkauf und Instandhaltung zu schaffen. Als nächster Schritt könnte eine Warengruppenstruktur auf Basis der Klassifizierung aufgebaut werden, um Bündelungen zu unterstützen sowie ähnliche Materialien zusammenzufassen und zu vergleichen. Dadurch wird es noch einfacher, geeignete Lieferanten anzusprechen und Kosten zu senken. Zusätzlich plant Wien Energie einen weiteren Schritt in
Richtung digitale Transformation, indem das Unternehmen die Automatisierungsplattform Winshuttle Foundation gegen die neuste Generation, Automate Evolve von Precisely, austauscht.