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Der Weg zu guten Spend-Analysen war nie einfacher!

Heutige Spend-Analysen sind nicht ausreichend. Jedes Unternehmen kennt seine totalen Ausgaben, aber nur wenige inhaltliche Details. Ein Großteil der Ausgaben unterliegt nicht der Kontrolle des Einkaufs, was zu ungenutzten Einsparpotenzialen führt. Aber mit einer geeigneten Warengruppenzuordnung muss das nicht so sein.

Einkaufsleiter stehen immer wieder vor dem Problem, dass eine geeignete Grundlage für die Ableitung von strategischen Initiativen oder für Verhandlungen fehlt. Die Voraussetzung ist stets die Möglichkeit einer sauberen und unternehmensweit einheitlichen Spend-Analyse. Die (Stamm-)daten sind jedoch häufig mangelhaft gepflegt, sodass keine Transparenz über die heutige Situation herrscht.

Die Auswertung der Höhe des Spends ist zwar möglich, die Unterteilung ist aber unklar.

Die größte Herausforderung liegt in der Zuordnung von Warengruppen.

Zu Bestell- und Rechnungsdaten liegen bislang oft keinerlei verwertbaren Informationen vor. Entweder sind im Unternehmen keine Warengruppenzuordnungen vorhanden, oder aber die Struktur ist historisch gewachsen und nicht aussagekräftig.

Doch das muss nicht so sein. Durch die Verwendung von standardisierten Warengruppenschlüsseln müssen Kategorien nicht mühselig selbst identifiziert werden, sondern werden branchenübergreifend vorgegeben und laufend weiterentwickelt. So können die Ausgaben im Unternehmen feingliedrig auf verschiedenen Hierarchien betrachten werden.

Viele Unternehmen schrecken jedoch vor der Implementierung zurück. Ein solches Projekt gilt als komplex und aufwändig, gerade wegen der Vielzahl von Kategorien. Aber eine manuelle Pflege jeder einzelnen Zuordnung von historischen und neu anzulegenden Datensätzen ist nicht mehr zeitgemäß. Inzwischen gibt es bessere Alternativen.

Unternehmen wie kiresult bieten neue Möglichkeiten, Spend-Daten zu Warengruppenstandards wie ECLASS zuzuordnen. Durch die automatisierte Zuordnung mithilfe von künstlicher Intelligenz werden diese Standards jedem Unternehmen zugänglich gemacht.

Die Warengruppenzuordnung wird von kiresult automatisiert durchgeführt.

So können die Daten analysiert und einfach zugänglich gemacht werden. Wichtig ist eine übersichtliche Darstellung der Daten in einem Spend-Analyse-Tool, damit jedermann ohne zusätzlichen Aufwand schnell und unkompliziert Einblicke erhält.

Mit der neu geschaffenen Transparenz können viele Fragen endlich beantwortet werden:

  • In welcher (Sub-)Warengruppe sollten Ausschreibungen angestoßen werden?
  • Wie viele Lieferanten gibt es pro Warengruppe? Wo lassen sich Synergieeffekte nutzen?
  • Wo laufen die meisten Transaktionen am Einkauf vorbei?
  • Wo bietet es sich an, auf Kataloge zu setzen und Prozesse zu standardisieren?

Die gewonnenen Erkenntnisse können zur Initiierung und Priorisierung von Einkaufsinitiativen genutzt werden.

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